Miksi puolet listasta ei koskaan tule tehdyksi: tehtävien kirjoittaminen niin että aloitat
"Auto." "Hoida vakuutus." "Äiti." Viisi viikkoa listalla - kun taas "lähetä Jonasille laskunumero" vei neljä minuuttia.
Kolme riviä on ollut listallasi viisi viikkoa: Auto. Hoida vakuutus. Äiti.
Samalla ajanjaksolla kirjoitit lähetä Jonasille laskunumero maaliskuun tiedostosta ja teit sen neljässä minuutissa päivänä, joka oli muuten hukkaan kirjattu.
Ero ei ole tärkeys eikä motivaatio. Ero on siinä, että yksi noista riveistä on suoritettavissa ja muut ovat aiheita. Tehtävien kirjoittaminen kunnolla - niin että ensimmäinen fyysinen askel on jo päätetty ennen kuin luet rivin - poistaa suurimman osan siitä, mikä näyttää vitkuttelulta, koska keskeneräinen lause listalla pyytää sinua hiljaa tekemään suunnittelun juuri sillä hetkellä kun sinulla on siihen vähiten kapasiteettia.
Testi: voisiko tuntematon aloittaa sen?
Ojenna listasi pätevälle ihmiselle, joka ei tiedä elämästäsi mitään. Mitkä rivit hän voisi aloittaa kymmenessä sekunnissa?
Soita korjaamolle numeroon 040 123 4567 ja varaa huolto - kyllä. Auto - ei, koska se vaatii tietoa jota vain sinulla on, ja neljältä iltapäivällä olet käytännössä tuo tuntematon. Rivin on kannettava omat ohjeensa.
Aloita verbillä joka kuvaa fyysistä toimintaa
Hyvät verbit ovat sellaisia jotka voisi kuvata videolle: soita, avaa, tulosta, lähetä, kirjoita, laita, etsi, maksa, kysy.
Huonot verbit ovat tunneluokkia: hoida, käsittele, tartu, selvitä, saa hallintaan, järjestä. Ne kuvaavat haluttua lopputulosta eivätkä liikettä jonka voi tehdä, ja aloitus on se kallis osa juuri siksi, että liike puuttuu.
Hoida vakuutus on mieliala. Avaa uusimisviesti ja kirjoita nykyinen hinta ylös on tehtävä.
Laita puuttuva tieto riviin
Jokainen pois jätetty tieto on paikka pudota tehtävästä: puhelinnumero, tiedoston nimi, henkilön sukunimi, viite, linkki.
Kirjoita ne mukaan. Soita hammaslääkärille muuttuu muotoon soita hammaslääkärille, numero yhteystiedoissa, pyydä tiistaita. Se vie nyt kahdeksan lisäsekuntia ja säästää neljän minuutin etsimisen myöhemmin - ja juuri etsimiseen tehtävä kuolee, koska selaimen avaaminen sillä hetkellä on tapa päätyä jonnekin ihan muualle.
Yksi päätös per rivi - ja jos päätös on itse työ, kirjoita se
Moni jumittunut kohta ei jumita siksi, että se olisi vaikea. Se jumittaa, koska sisällä piilee tekemätön päätös.
Vakuutus jumittaa, koska et ole päättänyt uusitko vai vaihdatko. Kirjoita siis päätös tehtäväksi: päätä: uusi vai vaihto - viisitoista minuuttia, vertaa kahta tarjousta. Kun päätös on nimetty, sen voi tehdä. Epäsuoraksi jätettynä se vain makaa ja säteilee epämääräistä painoa.
Mitoita se yhteen istumaan
Tehtävän pitäisi olla pienin versio joka muuttaa asiaintilaa - yksi istuma, ei riippuvuuksia, valmiiksi saatavissa.
Jos se vaatii kolme istumaa, se on projekti eikä tehtävä, ja lista tarvitsee vain sen ensimmäisen askeleen. Sitä työn pilkkominen oikeasti tuottaa: ei pienempää tunnetta vaan rivin jonka voi suorittaa ajattelematta.
Kirjoita sille ihmiselle joka olet neljältä iltapäivällä
Tämä on koko kuri, ja se on aidosti erilainen tapa kirjoittaa.
Listan kirjoittajalla on kaikki konteksti: hän tietää mitä "äiti" tarkoittaa, mikä vakuutus, mikä on seuraava askel. Tekijällä, kolme päivää myöhemmin ja väsyneenä, ei ole siitä mitään - ja juuri siinä välissä listat kuolevat. Kontekstin varassa kirjoittaminen on eräänlainen ansa, koska kaikki mikä on sinulle nyt itsestään selvää on torstaina pieni selvitystyö.
Kirjoita siis hieman yliselittäen. Et kirjoita muistiinpanoja vaan ohjeita jollekulle, joka saapuu vähemmällä kuin sinulla on nyt.
Lisää milloin ja missä, kun sillä on merkitystä
Kaikkeen mitä aiot koko ajan mutta et koskaan tee: kiinnitä se hetkeen ja paikkaan päivän sijaan. Lounaan jälkeen, työpöydällä, soita korjaamolle.
Se on toteutusaikomus, ja se muuttaa "joskus tänään" - joka kilpailee kaiken kanssa - tietyksi kohdaksi, jonka tietty vihje voi laukaista.
Kirjoita uusiksi kaikki minkä olet ohittanut kolmesti
Tässä on tekstin hyödyllisin tapa. Kun huomaat rivin jonka olet ohittanut kolme tai neljä kertaa, älä siirrä sitä uudestaan. Oleta että se on huonosti kirjoitettu ja kirjoita se uusiksi.
Yhdeksän kertaa kymmenestä ongelma on yksi neljästä yllä olevasta: ei verbiä, puuttuvaa tietoa, piilotettu päätös tai liian iso. Uudelleenkirjoitus vie kaksikymmentä sekuntia ja muuttaa viiden viikon asukin joksikin minkä teet seuraavana aamuna. Ja jos kirjoitat sen uusiksi eikä se silti liiku, sekin on hyödyllistä tietoa - se saattaa kuulua listalle asioista jotka olet päättänyt jättää tekemättä.
Kaksi asiaa jotka eivät ole tehtäviä
Tunteet. Ole parempi sähköpostissa. Lakkaa myöhästymästä. Ryhdistäydy. Ne eivät ole tehtäviä vaan tuomioita, eikä niitä voi saada valmiiksi. Jos haluat ne paperille, muunna ne: peru kymmenen uutiskirjettä on tehtävä; ole parempi sähköpostissa on mieliala jonka viereen on piirretty ruutu.
Muiden toiminta. Kuulla kunnalta ei ole jotain mitä voit tehdä. Se kuuluu odottaa-listalle päivämäärän kera, jotta sitä seurataan teeskentelemättä että se olisi sinun suoritettavanasi.
Kerää nopeasti, kirjoita uusiksi myöhemmin
Mikään tästä ei tarkoita, että pitäisi sepittää huoliteltuja lauseita yhdeltätoista illalla. Kerääminen on nopeutta varten: auto on täysin kelpo asia kirjoittaa hetkessä, koska vaihtoehto on menettää se.
Uudelleenkirjoitus tapahtuu myöhemmin, viikoittaisella listan läpikäynnillä, jossa muutat aivotyhjennyksen suoritettaviksi riveiksi. Kaksi eri työtä, kaksi eri moodia - ja jälkimmäisen useimmat ohittavat, minkä takia lista on täynnä aiheita.
Lyhyesti
Puolet listasta ei ole tehtäviä vaan aiheita - ja aihe pyytää sinua suunnittelemaan pahimpana mahdollisena hetkenä. Kirjoita rivejä jotka tuntematon voisi aloittaa: fyysinen verbi, tieto mukana, yksi päätös per rivi ja koko joka mahtuu yhteen istumaan. Kirjoita väsyneelle versiolle itsestäsi eikä sille joka tietää kaiken, kiinnitä missä ja milloin kaikkeen mitä vältät, ja kirjoita uusiksi - älä siirrä - kaikki minkä olet ohittanut kolmesti. Pidä kerääminen nopeana ja sotkuisena ja tee uudelleenkirjoitus viikkokierroksella.
Lue lisää
Usein kysytyt kysymykset
Miksi jotkin tehtävät makaavat listalla viikkoja?
Yleensä siksi, että ne ovat aiheita eivätkä tehtäviä. "Auto" tai "hoida vakuutus" vaativat suunnittelua ennen kuin ne voi aloittaa, joten niiden lukeminen pyytää sinua suunnittelemaan juuri silloin kun kapasiteettia on vähiten. Tehtävä jonka voi aloittaa on sellainen, jossa ensimmäinen fyysinen askel on jo päätetty - "soita korjaamolle tähän numeroon ja varaa huolto" - ja ero on suoritettavuus eikä tärkeys.
Miten muotoilen tehtävän niin että se tulee tehdyksi?
Aloita verbillä jonka voisi kuvata videolle - soita, avaa, tulosta, lähetä, kirjoita, etsi - eikä tunneluokalla kuten hoida, käsittele tai tartu. Laita puuttuva tieto itse riviin: numero, tiedosto, henkilö, viite, koska jokainen etsintä on paikka pudota. Pidä se yhdessä päätöksessä ja yhdessä istumassa, ja kirjoita se hieman yliselittäen väsyneelle versiolle itsestäsi.
Mitä teen tehtävälle jonka ohitan jatkuvasti?
Älä siirrä sitä taas - kirjoita se uusiksi. Yhdeksän kertaa kymmenestä ongelma on yksi neljästä: ei fyysistä verbiä, puuttuvaa tietoa, piilotettu päätös tai liian iso yhteen istumaan. Uudelleenkirjoitus vie kaksikymmentä sekuntia. Jos se ei silti liiku, sekin on tietoa, ja se voi kuulua listalle asioista jotka olet tietoisesti päättänyt jättää tekemättä.
Pitääkö tehtävät muotoilla huolella jo kerätessä?
Ei - kerääminen ja uudelleenkirjoitus ovat kaksi eri työtä. Hetkessä nopeus on laatua tärkeämpää: "auto" yhdeltätoista illalla on ihan hyvä, koska vaihtoehto on menettää se kokonaan. Uudelleenkirjoitus tapahtuu viikoittaisella listan läpikäynnillä, jossa aivotyhjennyksestä tehdään suoritettavia rivejä. Useimmat ohittavat jälkimmäisen työn, ja siksi lista täyttyy aiheista.
