Eisenhowerin matriisi: priorisoi tärkein

Eisenhowerin matriisi on yksinkertainen työkalu priorisointiin: jaat tehtäväsi kahden kysymyksen mukaan - onko se kiireellinen ja onko se tärkeä? Vastaukset antavat neljä kenttää, jotka näyttävät, mitä tehdä nyt, mitä aikatauluttaa, mitä antaa eteenpäin tai yksinkertaisesti poistaa. Alta löydät alkuperän, neljä ruutua ja sen, miten käytät niitä arjessa.

Mikä on Eisenhowerin matriisi?

Eisenhowerin matriisi on ruudukko, jossa on neljä kenttää. Toinen akseli kysyy, kuinka kiireellinen tehtävä on - vaatiiko se huomiotasi pian? Toinen kysyy, kuinka tärkeä se on - vieekö se sinua lähemmäs sitä, mitä todella haluat, tai kohti tavoitetta, joka merkitsee sinulle jotain?

Nämä kaksi kysymystä eivät ole sama asia, vaikka ne menevät helposti sekaisin. Jokin voi huutaa huomiotasi merkitsemättä juuri mitään - pirahdus, puhelu, jonka joku toinen pitää kiireellisenä. Toinen asia voi olla syvästi tärkeä ilman mitään määräaikaa - terveytesi, ihmissuhde, projekti, josta haaveilet. Matriisin koko pointti on erottaa nämä kaksi, jotta kiireellinen ei automaattisesti mene tärkeän edelle.

Kun yhdistät kaksi vastausta, saat neljä ruutua:

• Kiireellinen ja tärkeä - tee nyt.
• Tärkeä mutta ei kiireellinen - aikatauluta.
• Kiireellinen mutta ei tärkeä - delegoi tai minimoi.
• Ei kiireellinen eikä tärkeä - poista tai rajoita.

Periaate liitetään yleensä Dwight D. Eisenhoweriin, Yhdysvaltain 34. presidenttiin, jonka kerrotaan todenneen, että kiireellinen on harvoin tärkeää ja tärkeä on harvoin kiireellistä. Ajatuksen popularisoi myöhemmin Stephen Covey kirjassaan tehokkaista tavoista, ja siellä se sai neljän kentän matriisin muodon.

Neljä kenttää, yksi kerrallaan

Matriisin vahvuus on siinä, että jokaisella kentällä on oma selkeä toimintansa. Kun tiedät, mihin ruutuun tehtävä kuuluu, tiedät myös suunnilleen, mitä sille pitää tehdä.

Ruutu 1: Kiireellinen ja tärkeä - tee nyt

Tänne osuvat asiat, joilla on sekä lähellä oleva määräaika että todellista painoarvoa: äkillinen kriisi, lapsi joka sairastuu, raportti joka pitää jättää tänään. Nämä ovat tehtäviä, joita et voi etkä saa lykätä - ne ansaitsevat huomiosi heti.

Ruudun 1 hoitamisessa ei ole mitään väärää. Ongelma syntyy vasta, kun koko arkesi asuu siellä. Jos elät jatkuvasti kriiseissä ja määräajoissa, elämästä tulee reaktiivista ja kuluttavaa - sammutat tulipaloja koko päivän pääsemättä eteenpäin. Suuri osa tänne päätyvästä olisi voitu välttää, jos se olisi napattu aiemmin ruudussa 2.

Ruutu 2: Tärkeä mutta ei kiireellinen - aikatauluta

Tämä on matriisin tärkein ruutu ja helpoin laiminlyödä. Täällä asuu kaikki, mikä merkitsee paljon mutta ei koskaan huuda sinulle: liikunta, uni, suunnittelu, oppiminen, ihmissuhteet, pitkän aikavälin projekti, ennaltaehkäisevä ylläpito. Millään niistä ei ole määräaikaa huomenna, joten on helppoa antaa sen odottaa loputtomiin.

Mutta juuri täällä ovat suurimmat hyödyt. Aika, jonka käytät ruudussa 2, pienentää tulipalojen kasaa ruudussa 1: kun suunnittelet viikkosi, huolehdit terveydestäsi ja teet asioita ennen kuin niistä tulee kiireellisiä, vältät monet kriisit, jotka muuten olisivat ilmestyneet. Juju on siinä, että tämä ruutu vaatii sinua aktiivisesti suojaamaan aikaa - koska kun mikään ei pakota sinua, sen syö muuten kaikki, mikä tuntuu kiireellisemmältä.

• Anna ruudulle 2 omat, varatut ajat viikossa, aivan kuin kokoukselle.
• Suojaa se aika asioilta, jotka vain tuntuvat kiireellisiltä.
• Pidä sitä sijoituksena: jokainen tunti täällä säästää useita ruudussa 1.

Ruutu 3: Kiireellinen mutta ei tärkeä - delegoi tai minimoi

Tämä on petollisin ruutu, koska se tuntuu aivan ruudulta 1. Tehtävillä on aikapainetta ja ne vaativat huomiosi nyt - mutta ne eivät oikeastaan vie sinua lähemmäs mitään, mistä välität. Suuri osa niistä on muiden prioriteetteja sinun prioriteeteiksesi naamioituina: keskeytykset, tietyt kokoukset, sähköpostit, jotka tarvitsevat vain lyhyen vastauksen, jatkuva pirahtelu.

Täällä kysymys ei ole "milloin?" vaan "pitääkö sen olla minä, ja pitääkö se ylipäätään tehdä?". Jos joku muu voi ottaa sen, anna hänen. Jos siihen voi vastata lyhyemmin, sen voi automatisoida tai niputtaa yhteen, tee niin. Tavoitteena on kutistaa tämä ruutu, jotta se ei syö aikaa, joka oikeasti kuuluu ruutuun 2.

Ruutu 4: Ei kiireellinen eikä tärkeä - poista tai rajoita

Alimpana on ajankuluke: päämäärätön selailu, jonkin sellaisen puolittainen katselu, josta et edes pidä, tehtävät jotka vain täyttävät aikaa antamatta mitään takaisin. Tämä ei ole lepoa - todellinen lepo kuuluu ruutuun 2 - vaan pakoa.

Sinun ei tarvitse poistaa kaikkea väkisin. Pieni tyhjäkäynti on inhimillistä. Mutta auttaa nähdä tämä ruutu sellaisena kuin se on, jotta siitä tulee tietoinen valinta eikä paikka, johon päiväsi hiljaa valuu, kun aioit tehdä jotain muuta.

Ansa: elää ruuduissa 1 ja 3

Yleisin kaava on viettää päivät ruuduissa 1 ja 3 - kiireellisissä - eikä juuri koskaan päästä ruutuun 2. Sammutat tulipaloja ja vastaat muiden vaatimuksiin, ja päivän päätteeksi tuntuu, että olet tehnyt kovasti töitä ilman että mikään tärkeä todella eteni.

Ongelma on, että kaksi kiireellistä ruutua ruokkivat toisiaan. Kun et koskaan ehdi ennaltaehkäisevään työhön ruudussa 2, tulevien kriisien kasa ruudussa 1 kasvaa. Ja koska kaikki kiireellinen tuntuu yhtä pakottavalta, on helppo antaa ruudun 3 varastaa aika, jonka olisi pitänyt mennä siihen, mikä todella merkitsee.

Ulospääsy ei käy työskentelemällä vielä nopeammin kiireellisessä, vaan voittamalla tietoisesti takaisin aikaa ruutuun 2 - vaikka aluksi tuntuisi, että sinun "pitäisi" käyttää se johonkin kiireellisempään.

Esimerkki

Kuvittele tavallinen aamu. Saapuneissa on seitsemäntoista sähköpostia, kollega haluaa vastauksen "mahdollisimman pian", et ole liikkunut viikkoon, ja tarjous pitää lähettää ennen lounasta. Kaikki tuntuu kiireelliseltä yhtä aikaa.

Kun lajittelet sen matriisiin, kuva selkenee:

• Tarjous ennen lounasta on kiireellinen ja tärkeä - ruutu 1, tee se ensin.
• Liikunta on tärkeä mutta ei kiireellinen - ruutu 2, aikatauluta se tälle illalle, jotta se ei liu'u taas viikolla eteenpäin.
• Kollegan "mahdollisimman pian" on usein kiireellinen mutta ei sinulle tärkeä - ruutu 3, vastaa lyhyesti tai kysy, voiko se odottaa.
• Suurin osa sähköposteista voi osoittautua ei kummaksikaan - ruutu 4, nopea karsinta riittää.

Sama kaoottinen aamu, mutta sen sijaan että tarttuisit siihen, mikä kuuluu kovimmin, teet ensin sen, mikä todella merkitsee eniten, ja suojaat hetken tärkeälle, joka muuten ei olisi koskaan toteutunut.

Näin saat sen toimimaan arjessa

Matriisi on yksinkertainen paperilla, mutta se toimii vain, jos todella nappaat ja lajittelet tehtäväsi - muuten ne jäävät päähän ja kaikki tuntuu kiireelliseltä. Pari yksinkertaista askelta auttaa.

• Tyhjennä pää ensin. Kirjoita ylös kaikki, mikä pyörii mielessä, arvottamatta. On vaikea priorisoida listaa, jota et edes näe.
• Lajittele sitten rauhassa. Käy lista läpi ja sijoita jokainen asia omaan ruutuunsa. Ole rehellinen: onko tämä todella tärkeää vai vain äänekästä?
• Aikatauluta ruutu 2. Anna tärkeälle mutta ei kiireelliselle oma aikansa, muuten kiireellinen voittaa aina.
• Suojaa keskittymisaika. Kun aloitat ruudun 1 tai ruudun 2 tehtävän, tee vain sitä. Lyhyt, rajattu keskittymisjakso tekee syvemmästä työstä hallittavaa.

Stedon kaltainen sovellus on rakennettu juuri tuolle virtaukselle. Pikatallennuksella tyhjennät pään saapuneisiin - kirjoita tai sanele kaikki, mikä pyörii - ja käsittelet sen rauhassa jälkeenpäin sen sijaan että pitäisit kaiken muistissa. Tärkeän ja toistuvan voit tehdä omaksi rutiiniksi omalla nimellä ja valinnaisella aloitusajalla, jolloin ruudun 2 työ saa kiinteän paikan viikossa sen sijaan että se aina syrjäytetään. Ja sisäänrakennettu keskittymisajastin Pomodoro-esiasetuksineen kuten 25/5 auttaa suojaamaan sen keskittyneen ajan, jonka ruutu 2 tarvitsee. Lue lisää osoitteessa www.stedo.app.

Lyhyesti

Eisenhowerin matriisi auttaa erottamaan kiireellisen ja tärkeän, jotta toinen ei automaattisesti mene toisen edelle. Tee kiireellinen ja tärkeä nyt, delegoi tai minimoi kiireellinen mutta epätärkeä, ja poista se, mikä ei ole kumpaakaan eikä anna mitään. Ennen kaikkea: suojaa aika tärkeälle mutta ei kiireelliselle - ruudulle 2 - koska siellä syntyvät suuret, rauhalliset hyödyt.