Arjen paperityöt: näin hoidat tylsät aikuisten asiat
Kirje on ollut hyllyllä kuusi viikkoa. Yksitellen nämä vievät kymmenen minuuttia; yhdessä ne ohjaavat hiljaa stressitasoasi.
Hyllyllä on kirje. Se on ollut siinä kuusi viikkoa.
Vieressä: uusiminen jonka aioit hoitaa, hammaslääkäri jolle piti soittaa, lomake joka tarvitsee yhden allekirjoituksen ja skannatun asiakirjan jota et juuri nyt löydä. Mikään näistä ei ole vaikeaa. Kaikki on yhä siinä.
Arjen paperityöt ovat se pienten, tylsien ja palkitsemattomien tehtävien luokka joka pitää elämäsi juridisesti ja taloudellisesti toimivana - uusimiset, lomakkeet, ajanvaraukset, laskut, irtisanomiset. Jokainen vie kymmenen minuuttia eikä yksikään tule tehtyä, koska niiden hoitaminen sitä mukaa vaatii järjestelmää jota tarkkaavuutesi ei pyöritä. Ne tarvitsevat sen sijaan säiliön.
Miksi paperityöt ovat vaikeampia kuin oikea työsi
Pystyt tekemään monimutkaisia ja vaativia asioita päivät pitkät. Sitten kahdentoista minuutin lomake voittaa sinut kuukaudeksi. Se ei ole ristiriita kun katsoo tehtävän muotoa.
Paperitöissä ei ole kiinnostavuutta eikä kiirettä, kunnes niissä yhtäkkiä on määräaika ja maksu. Jokainen vaatii asiakirjan joka pitää etsiä, päätöksen joka pitää tehdä ja usein puhelun - joten jokainen tehtävä on pelkkää aloittamista ilman virtausta. Eikä lopussa ole mitään: kukaan ei kiitä vakuutuksen uusimisesta. Se on maksimaalinen aloitusenergia minimipalkkiolla, eli juuri se yhdistelmä jonka kiinnostuksella käyvä tarkkaavuus hoitaa huonoiten.
Pidä yhtä paperityölistaa
Juuri nyt tehtävät asuvat seitsemässä paikassa: hyllyllä, kolmessa sähköpostissa, äidin tekstiviestissä, selaimen välilehdellä ja sängyn yläpuolisessa katossa kello kaksi yöllä. Tuo hajonta on iso osa painosta, koska kannat tuntematonta määrää.
Yksi lista. Kaikki paperityön muotoinen menee sinne heti kun ilmestyy, millä tahansa sotkuisella sanamuodolla - se autojuttu, soita. Tämä on ulkoista muistia tekemässä varsinaista työtään: et voi suunnitella pinoa jota et näe, ja tuntematon pino tuntuu aina isommalta kuin se on.
Varaa yksi paperityötunti viikossa
Säiliö on se joka saa tämän toimimaan. Sama aika joka viikko, kalenterissa kuten kaikki muukin: tunti, juotavaa, musiikkia ja lista.
Se poistaa päivittäisen päätöksen siitä onko tänään se päivä, ja juuri siihen nämä tehtävät kuolevat. Se tarkoittaa myös että jokaisella uudella kirjeellä on paikka minne mennä - ei "tämä pitää hoitaa" vaan "tuo menee torstain tuntiin", mikä on aivan eri tunne niiden kuuden viikon ajan jotka se muuten olisi maannut.
Tekeminen jonkun toisen seurassa toimii tässä kohtuuttoman hyvin. Paperityöt ovat täydellinen kohde kaverityöskentelylle, koska ne ovat tylsiä eivätkä vaikeita, ja tylsyyden seura korjaa.
Laske "eteni", älä "valmis"
Suurin osa paperitöistä on monivaiheisia ja puolet riippuu jostakusta muusta. Jos vain valmis lasketaan, suurin osa tunnistasi näyttää epäonnistumiselta etkä varaa sitä enää.
Rima on siis liike. Sähköposti lähetetty, puhelu soitettu, asiakirja löydetty, lomake puoliksi täytetty. Kaikki mikä on nyt jonkun toisen käsissä menee odotuslistalle jottei se katoa, ja saat rehellisen tunnustuksen siitä osasta jonka oikeasti teit.
Valmistele ärsyttävät osat etukäteen
Iso osa paperitöistä ei ole tehtävä vaan etsiminen: viitenumero, kirjautuminen, vakuutuskirja, valokuva siitä esineestä.
Pidä toistuvat asiat yhdessä - muistiinpano jossa on tilinumerot ja viitteet, asiakirjat skannattuna yhteen kansioon. Viiden minuutin valmistelu poistaa kaikkein yleisimmän kaatumiskohdan: tehtävän aloittamisen, etsimiseen törmäämisen ja hiljaisen luovuttamisen.
Puhelut tarvitsevat oman suunnitelman
Puhelut ovat kaikkein vältellyintä paperityötä, ja ne ansaitsevat strategian eivätkä lisää tahdonvoimaa.
Kirjoita ensimmäinen lauseesi ylös ennen soittamista. Pidä viitenumero edessäsi. Soita ne peräkkäin kun olet jo lämmennyt, sillä toinen puhelu maksaa murto-osan ensimmäisestä. Ja kirjoita lopputulos ja vastanneen nimi heti ylös - et muista sitä kolmen viikon päästä, ja puolet paperitöiden tuskasta on tarinan rakentaminen alusta uudelleen.
Automatisoi toistuvat
Kaiken toistuvan pitäisi olla joko automaattista tai kalenterissa muistutuksella: suoraveloitukset, automaattiset uusinnat, hälytys kaksi kuukautta ennen passin vanhenemista, vuosittainen vakuutuskatsaus.
Se on kertakustannus pysyvästä hyödystä, ja se poistaa tehtävät jotka nojaavat siihen että muistat jotain tiettynä hetkenä kuukausien päästä - eli juuri sen mikä ei tule tapahtumaan.
Tunnilla on tuntipalkka
Tämä on se osa joka tekee siitä puolustamisen arvoisen: viivästysmaksut, sanktiot, umpeen mennyt vakuutus, kolme tilausta palveluihin joita et enää käytä, kalliimpi korjaus koska jätit halvan liian pitkäksi aikaa. Se on ADHD-vero, ja se on suurelta osin paperityölasku.
Tunti viikossa on yleensä kalenterisi parhaiten palkattu tunti, mikä on outo asia sanoa kirjekuorien avaamisesta, mutta niin se on.
Kun se on jo vuori
Jos olet kuukausia jäljessä, viikkotunti ei yksin riitä, eikä pinon päältä aloittaminen ole hyvä idea. Tee sen sijaan triage.
Lajittele kaikki kolmeen ryhmään: oikeat seuraukset (raha, laki, terveys), asiat joista tulee seurauksia, ja asiat jotka ovat vain epämukavia. Työstä ensimmäinen ryhmä järjestyksessä, yksi kerrallaan. Kaksi tai kolme pidempää istuntoa hoitaa hämmästyttävän suuren osan - ja siellä missä määräaika on mennyt, useimmilla on juuri sitä varten menettely. Puhelu ja rehellinen lause maksaa yleensä vähemmän kuin vielä yksi kuukausi välttelyä.
Lyhyt versio
Arjen paperityöt eivät ole vaikeita, ne ovat palkitsemattomia ja monivaiheisia, mikä on eri ongelma ja vaatii eri vastauksen. Yksi lista, yksi tunti viikossa, tunnustus etenemisestä eikä vain valmistumisesta, ärsyttävät esivalmistelut tehtynä etukäteen, puhelut peräkkäin kirjoitetulla aloituksella ja kaikki toistuva automatisoituna. Triageeraa sitten kasa seurausten mukaan, älä sen mukaan mikä kirje on päällimmäisenä.
Lue lisää
Usein kysytyt kysymykset
Mitä arjen paperityöt tarkoittavat?
Sitä pienten, tylsien ja palkitsemattomien tehtävien luokkaa joka pitää elämäsi juridisesti ja taloudellisesti toimivana: uusimiset, lomakkeet, laskut, ajanvaraukset, irtisanomiset, vakuutukset, hyllyllä oleva kirje. Jokainen kohta on pieni - yleensä kymmenen tai kaksikymmentä minuuttia - mikä on juuri siksi ettei siitä koskaan tule päivän prioriteettia, ja siksi sinulle maksaa pino eikä yksittäinen tehtävä.
Miksi paperityöt ovat ADHD:n kanssa niin vaikeita?
Koska ne ovat pelkkää aloittamista ilman virtausta. Jokainen vaatii asiakirjan joka pitää etsiä, päätöksen joka pitää tehdä ja usein puhelun, siinä ei ole kiinnostavuutta eikä kiirettä ennen kuin siinä yhtäkkiä on sanktio, eikä lopussa tapahdu mitään palkitsevaa. Se on maksimaalinen aloitusenergia minimipalkkiolla, eli yhdistelmä jonka kiinnostusvetoinen tarkkaavuus hoitaa huonoiten.
Miten kurotan kiinni kun olen kuukausia jäljessä?
Tee triage sen sijaan että aloittaisit pinon päältä. Lajittele kaikki kolmeen ryhmään: oikeat seuraukset (raha, laki, terveys), asiat joista tulee seurauksia, ja asiat jotka ovat vain epämukavia. Työstä ensimmäinen ryhmä järjestyksessä kahden tai kolmen pidemmän istunnon aikana. Missä määräaika on jo mennyt, useimmilla tahoilla on siihen menettely - puhelu ja rehellinen lause maksaa yleensä vähemmän kuin uusi kuukausi välttelyä.
Kuinka pitkä paperityötuokion pitäisi olla?
Noin tunti, viikoittain, kalenterissa kiinteään aikaan. Tarpeeksi pitkä oikeaan edistykseen, tarpeeksi lyhyt aloitettavaksi. Laske tehtävä tehdyksi jos se eteni askeleen - sähköposti lähetetty, puhelu soitettu, lomake puoliksi täytetty - ja siirrä kaikki jonkun toisen käsissä oleva odotuslistalle. Tunnin viettäminen toisen ihmisen seurassa auttaa enemmän kuin luulisi, koska paperityöt ovat tylsiä eivätkä vaikeita.
