Déjouer le biais de planification
Vous avez fait cette tâche cent fois et vous estimez encore qu'elle sera rapide. C'est le biais de planification, et il se corrige avec des données, pas avec de la volonté.
Vous aviez dit que le rapport prendrait une heure. Quatre heures plus tard vous y êtes encore, la journée est partie, et tout ce que vous aviez prévu ensuite s'est effondré en silence. Le plus étrange, c'est que c'est déjà arrivé, souvent, avec cette tâche exacte, et vous avez quand même annoncé une heure.
Le biais de planification est la tendance, bien documentée, à sous-estimer le temps que prendra une tâche, même quand l'expérience dit le contraire. Kahneman et Tversky l'ont nommé dans les années 1970, et il résiste remarquablement : nous restons optimistes sur nos propres projets presque indépendamment du nombre de fois où la réalité nous a corrigés.
Pourquoi vos estimations sont toujours fausses
Quand vous estimez, vous ne consultez pas votre historique. Vous imaginez la tâche se dérouler sans accroc, du début à la fin. Le chiffre produit est donc le meilleur scénario possible, et le meilleur scénario n'arrive presque jamais.
Plusieurs choses passent à la trappe :
- La mise en place et le rangement. Retrouver le fichier, ouvrir les outils, ranger après.
- Les interruptions. Messages, questions, la petite urgence qui arrive toujours.
- Les dix derniers pour cent. Mise en forme, vérification, envoi. Cela prend régulièrement autant de temps que le cœur du travail.
- Les transitions. Passer de la chose précédente à celle-ci, ce qui n'est jamais instantané.
La mémoire n'aide pas non plus. Elle compresse. Vous vous souvenez d'avoir écrit le texte, pas des deux heures de presque-écriture qui ont précédé.
Si votre horloge interne est déjà peu fiable, tout cela s'amplifie. La cécité temporelle fait que l'estimation n'est pas seulement optimiste : elle n'a souvent aucun point de référence réel, et une demi-heure et deux heures peuvent sembler de taille comparable.
Correction n°1 : demandez ce qui s'est passé la dernière fois
La correction la plus efficace est aussi la moins intuitive : cessez de raisonner sur la tâche et regardez plutôt les faits.
Au lieu de "combien de temps cela devrait-il prendre ?", demandez "combien de temps cela a-t-il pris les trois dernières fois ?". Les chercheurs appellent cela adopter le point de vue extérieur, et cela bat presque toujours un raisonnement soigné sur le cas particulier, parce que vos trois dernières tentatives contiennent déjà toute la friction que vous êtes sur le point d'oublier.
Cela marche mieux si vous avez noté quoi que ce soit, ce qui mène directement à la correction suivante.
Correction n°2 : mesurez pendant une semaine
Pendant une semaine, notez l'heure de début et de fin des tâches que vous faites régulièrement. C'est tout, aucun système.
Au bout d'une semaine, vous aurez quelque chose de plus utile que n'importe quelle technique : de vrais chiffres sur votre propre travail récurrent. La plupart des gens trouvent le même schéma : les petites tâches redoutées vont plus vite que prévu, et les tâches moyennes balayées d'un revers de main prennent deux à trois fois plus longtemps qu'estimé.
Bon effet secondaire : chronométrer une tâche oblige à la regarder, ce qui rend déjà plus réaliste. Le timeboxing devient bien plus juste quand de vrais chiffres se cachent derrière la boîte.
Correction n°3 : estimez, puis multipliez
En attendant d'avoir des données, utilisez un outil grossier : faites votre estimation honnête, puis multipliez-la. Entre 1,5 et 2 convient à la plupart des gens, et avec un TDAH, commencez à 2.
Cela ressemble à de la triche, ce n'en est pas. C'est un ajustement pour un biais que vous savez avoir, comme on recale une balance qui affiche trop peu. Si le chiffre multiplié rend le plan impossible, ce n'est pas le multiplicateur qui a tort. C'est le plan qui est impossible, découvert lundi plutôt que jeudi soir.
Correction n°4 : estimez toute la chaîne, pas la partie intéressante
"Aller chez le dentiste", ce n'est pas trente minutes dans un fauteuil. C'est se préparer, se déplacer, attendre, le rendez-vous, revenir, et les vingt minutes suivantes où vous ne ferez rien d'exigeant.
Quand vous estimez, parcourez la chaîne depuis l'endroit où vous êtes assis jusqu'à réellement terminé. Découper la tâche en étapes aide ici, à condition d'inclure les étapes de liaison ennuyeuses et pas seulement le cœur intéressant. Ne lister que les parties motivantes, c'est exactement comme ça qu'un travail de deux heures se planifie en quarante minutes.
Puis protégez la journée autour
Même de bonnes estimations dérapent, la journée doit donc pouvoir absorber. Planifiez environ deux tiers de votre temps disponible plutôt que la totalité, et laissez de vrais espaces entre les blocs. C'est à ça que sert le temps tampon, et c'est la différence entre une tâche qui déborde et un après-midi entier qui s'écroule.
Quand l'échéance ne bouge pas
Parfois vous découvrez, honnêtement et trop tard, que le travail ne rentre pas. Le choix est alors entre le périmètre et la qualité, et il vaut mieux le faire délibérément qu'à 2h du matin par accident.
Définissez la version minimale acceptable et visez-la. Coupez le polissage, la section supplémentaire, le confort. Une version simple et terminée dans les temps vaut mieux qu'une version ambitieuse qui arrive en retard et vous coûte une nuit, et c'est une décision que vous pouvez prendre calmement dès le premier jour, une fois l'estimation honnête.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le biais de planification ?
C'est la tendance à sous-estimer le temps que prendra une tâche, même quand l'expérience montre qu'elle prend plus longtemps. Décrit par Kahneman et Tversky, il est remarquablement tenace : en estimant, on imagine un déroulement parfait, donc on produit un chiffre de meilleur scénario plutôt qu'un chiffre réaliste.
Pourquoi je sous-estime toujours la durée des choses ?
Parce que vous estimez en imaginant la tâche, pas en vous la remémorant. L'imagination oublie la mise en place, les interruptions, les transitions et les dix derniers pour cent fastidieux, et la mémoire compresse les tentatives passées. Si votre sens du temps est déjà peu fiable, l'écart entre estimation et réalité se creuse.
Comment faire de meilleures estimations de durée ?
Regardez combien de temps la même tâche a pris les dernières fois plutôt que de raisonner sur celle-ci, et notez heures de début et de fin pendant une semaine pour avoir de vrais chiffres. En attendant, faites une estimation honnête et multipliez-la par 1,5 à 2, et estimez toujours la chaîne complète, trajets, préparation et finition compris.
Multiplier mon estimation, n'est-ce pas de la facilité ?
Non, c'est une correction d'un biais connu, comme on recale une balance qui affiche trop peu. Si l'estimation multipliée rend le plan impossible, ce n'est pas le multiplicateur qui se trompe, c'est le plan, et il vaut infiniment mieux s'en rendre compte au début qu'à minuit la veille.
