Takaperinsuunnittelu: aloita takarajasta, älä tästä päivästä
Takaraja oli kolmen viikon päässä, sitten se oli huomenna. Välissä ei tapahtunut mitään - ja se on suunnitteluongelma, ei luonneongelma.
Takaraja oli kolmen viikon päässä. Sitten se oli ensi viikolla. Sitten se oli huomenna yhdeksältä ja sinä olit hereillä kahdelta yöllä huomaamassa, että tarvitsemasi asia vaati allekirjoituksen ihmiseltä joka on lomalla.
Noiden kolmen viikon aikana ei mennyt mikään pieleen. Juuri se on ongelma: mitään ei tapahtunut lainkaan.
Takaraja kertoo milloin jonkin pitää olla valmis. Se ei kerro koskaan milloin aloittaa - ja jos kirjoitat ylös vain loppupäivän, aloituksella ei ole päivämäärää ollenkaan. Takaperinsuunnittelu korjaa tämän aloittamalla takarajasta ja kävelemällä taaksepäin, kunnes osut päivään jonka voi oikeasti merkitä kalenteriin.
Miksi eteenpäin suunnittelu ei riitä tässä
Eteenpäin suunnittelu tarkoittaa kysymystä mitä teen ensin? - mikä kuulostaa järkevältä ja olettaa hiljaa, että tiedät kuinka kauan koko juttu vie. ADHD:n kanssa juuri se oletus kaataa kaiken: aika-arviot jäävät lyhyiksi, kaukaiset takarajat tuntuvat painottomilta, ja suunnitteluharha tarkoittaa että päässä oleva versio on aina se jossa mikään ei mene vikaan.
Takaperinsuunnittelu kysyy toisin: minkä pitää olla totta edellisenä päivänä? Siihen on paljon helpompi vastata rehellisesti, ja kysymys toistaa itseään kunnes se on kävellyt koko matkan takaisin tähän päivään.
Näin teet sen
1. Kirjoita takaraja kokonaan. Ei "raportti" vaan "raportti toimitettu Annalle perjantaina 3. lokakuuta klo 9.00". Epämääräinen loppupiste tuottaa epämääräisen suunnitelman.
2. Nimeä todellinen viimeinen teko. Mikä on viimeinen asia jonka fyysisesti teet? Painat lähetä. Ojennat sen. Klikkaat sisään. Konkretia tässä estää sinua suunnittelemasta kohti sumuista "valmista" joka ei koskaan saavu.
3. Kävele taaksepäin askel kerrallaan. Kysy joka askeleessa: minkä pitää olla valmis ennen kuin tämä voi tapahtua? Jatka kunnes pääset johonkin jonka voisit tehdä tänään. Nyt sinulla on järjestys, etkä arvioinut kertaakaan kokonaisaikaa.
4. Merkitse odotusvaiheet. Tämän eteenpäin suunnittelu aina unohtaa. Kaikki mikä riippuu toisesta ihmisestä - hyväksyntä, allekirjoitus, vastaus, toimitus, aika, postitettava paperi - vie kalenteriaikaa jota et hallitse. Merkitse ne ja anna niille noin kaksinkertainen odotus siihen nähden mitä oletat.
5. Merkitse päivät askeliin lopusta alkaen. Takaraja perjantai. Viimeinen läpiluku torstai. Luonnos valmis tiistai. Aineisto kasassa edellisen viikon perjantai. Pyyntö Annalle tänään, koska hän tarvitsee kolme päivää.
6. Siirrä sitten kaikki aikaisemmaksi. Puskuriaika ei ole optimismivero vaan hinta siitä että on ihminen joka joskus sairastuu. Tähtää siihen että olet valmis neljännes ajasta jäljellä. Jos suunnitelmasta tulee silloin mahdoton, opit jotain tärkeää nyt eikä kahdelta yöllä.
Ainoa päivämäärä jolla oikeasti on väliä
Kaikesta tästä hyödyllisin tuotos ei ole takaraja. Se on viimeinen aloituspäivä - viimeinen päivä jolloin voit aloittaa ja silti tulla rauhassa valmiiksi.
Kirjoita se päivä kalenteriin varauksena, jolla on kellonaika ja kesto, aivan kuten kokous. "Aloita raportti - ke 24. klo 13.00-14.30." Määräpäivä on tietoa; viimeinen aloituspäivä on ohje, ja vain toinen niistä saa sinut koskaan tuoliin.
Se ratkaisee myös siististi vanhan riidan itsesi kanssa. Sillä hetkellä kun huomaat aloituspäivän menneen ohi, sinun ei tarvitse tuntea siitä mitään - sinun täytyy joko aloittaa heti tai siirtää takarajaa. Ne ovat ainoat kaksi vaihtoehtoa, ja sen tietäminen on oudon rauhoittavaa.
Laskettu esimerkki: passi ennen matkaa
Matka 12. kesäkuuta. Taaksepäin: passi kädessä viikkoa aiemmin, 5. kesäkuuta. Käsittely kestää jopa viisi viikkoa - eli aika varattuna viimeistään 1. toukokuuta. Aikoja saa noin kolme viikkoa etukäteen, eli varaa viimeistään 10. huhtikuuta. Kuva ennen sitä, eli kuva viikonloppuna 5. huhtikuuta.
Viimeinen aloituspäivä: 5. huhtikuuta. Matka on kesäkuussa ja todellinen takaraja on huhtikuussa. Eteenpäin suunnittelu ei olisi paljastanut sitä koskaan, koska huhtikuussa kesäkuun matka ei tunnu yhtään miltään.
Kun suunnitelma pettää - ja se pettää
Takaperinsuunnitelma ei ole lupaus vaan varhaisvaroitusjärjestelmä. Sen koko arvo on siinä, että kun myöhästyt kolmannesta askeleesta, saat tietää sen tiistaina jolloin on tilaa siirtää asioita, etkä edellisenä iltana jolloin tilaa ei ole.
Kun se pettää, älä rakenna koko suunnitelmaa uudelleen. Kysy yksi kysymys: pitääkö loppupäivä yhä? Jos kyllä, vedä loput askeleet aikaisemmaksi ja jatka. Jos ei, kerro sille jonka pitää tietää nyt, kun uutinen on pieni ja kiusallinen eikä suuri ja kallis.
Ja jos sama askel siirtyy viikon tai enemmän, se on lähes aina liian iso eikä liian tylsä. Pilko se kunnes seuraava teko on jotain jonka voisit aloittaa viiden minuutin sisällä.
Lyhyt versio
Aloita lopusta ja kävele taaksepäin. Nimeä todellinen viimeinen teko, merkitse jokainen askel joka riippuu muista, päivää ketju lopusta alkaen ja vedä sitten koko paketti aikaisemmaksi niin että väljyyttä jää.
Se mitä metsästät on yksi päivämäärä: viimeinen päivä jolloin voit aloittaa. Merkitse se kalenteriin kellonajan kanssa ja kohtele sitä takarajana, koska se sitä on.
Lue lisää
Usein kysytyt kysymykset
Mitä takaperinsuunnittelu tarkoittaa?
Se on suunnittelua joka alkaa takarajasta ja etenee taaksepäin askel kerrallaan sen sijaan että alkaisi tästä päivästä ja etenisi eteenpäin. Joka askeleessa kysyt minkä pitää olla valmis ennen kuin se voi tapahtua, ja jatkat kunnes pääset johonkin jonka voisit tehdä tänään. Pointti on että se tuottaa aloituspäivän, mitä takaraja itsessään ei koskaan tee.
Miksi takaperinsuunnittelu toimii paremmin ADHD:n kanssa?
Koska se ei nojaa siihen että arvioisit kuinka kauan koko juttu vie, mikä on eteenpäin suunnittelun tavallisin kaatumiskohta. Se myös nostaa esiin vaiheet joissa odotetaan muita - hyväksyntöjä, vastauksia, aikoja, toimituksia - eli kalenteriaikaa jota et hallitse ja jonka eteenpäin suunnittelu unohtaa lähes aina liian myöhään.
Mikä on viimeinen aloituspäivä?
Viimeinen päivä jolloin voit aloittaa ja silti tulla rauhassa valmiiksi. Se on hyödyllisin asia jonka takaperinsuunnitelma tuottaa, joten kirjoita se kalenteriin varauksena jolla on kellonaika ja kesto, aivan kuten kokous. Määräpäivä on pelkkää tietoa, kun taas viimeinen aloituspäivä on ohje - ja vain toinen saa sinut oikeasti tuoliin.
Mitä teen kun suunnitelma pettää?
Älä rakenna kaikkea uudelleen. Kysy pitääkö loppupäivä yhä: jos pitää, vedä jäljellä olevat askeleet aikaisemmaksi ja jatka, jos ei, kerro heti sille jonka pitää tietää, kun uutinen on vielä pieni. Jos sama askel siirtyy viikon tai enemmän, se on yleensä liian iso eikä liian tylsä, joten pilko se kunnes seuraava teko on jotain jonka voi aloittaa viidessä minuutissa.
