Tjugo minuter mellan möten: att jobba i sönderhackad tid
Tjugo minuter till nästa samtal. Du öppnar något, läser tre rader, tycker att det är lönlöst och förlorar sjutton av dem.
Tjugo minuter till nästa samtal.
Du öppnar dokumentet, läser tre rader, kommer på att du skulle behöva den andra filen, tänker det är ingen idé att börja nu - och lägger sedan sjutton av de tjugo minuterna på nyheter, och kommer till samtalet i något sämre skick än du lämnade det förra.
Att jobba i korta pass känns omöjligt, inte för att tjugo minuter är för lite tid, utan för att en lucka är oanvändbar i sitt standardskick: starten kostar fem till tio minuter, att bestämma vad man ska göra kostar tre till, och att veta båda gör det irrationellt att börja. En sönderhackad dag lagas inte med bättre koncentration. Den lagas genom att i förväg bestämma vad luckorna är till för, så att ingen lucka någonsin börjar med ett beslut.
Varför en lucka känns som ingenting
Tre saker äter upp den.
Startskatten. Att minnas var du var, öppna rätt saker, läsa om sista stycket. På en riktig uppgift är det lätt tio minuter, och mot en tjugominuterslucka ser matematiken hopplös ut.
Valet. Du har ingen kortlista, så du lägger första tredjedelen av luckan på att avgöra vad som möjligen får plats, och att avgöra är det dyra i allting.
Det som kommer. Ett samtal klockan elva gör sträckan innan provisorisk, så inget viktigt blir påbörjat - det är väntläge, och det kan tyst kosta långt mer än själva samtalet.
Inget av det är ett koncentrationsproblem. Allt går att lösa innan luckan uppstår.
Ha en luckelista
Det här är hela lösningen, och den tar tio minuter att bygga en gång.
Skriv en stående lista med jobb som tar tio till tjugo minuter och inte kräver uppvärmning. Ha den där du ser den utan att leta - ett kort vid skärmen, en fastnålad lapp, överst i planeraren. När en lucka dyker upp tänker du inte: du tar översta punkten.
Bra kandidater:
- Ett mejl som kräver ett beslut snarare än en uppsats.
- Att boka saken, tiden, biljetten, returen.
- Tio minuters städning av skrivbordet eller inkorgen.
- Att gå igenom morgondagens plan.
- Ett telefonsamtal.
- Två sidor av det du hela tiden tänker läsa.
- Första fysiska steget i den stora uppgiften.
Börja aldrig en lucka med att bestämma
Regeln som spelar roll: en lucka börjar med en handling, inte med en fråga.
Kommer du på dig själv med att fråga "vad ska jag göra på de här tjugo minuterna" är de tjugo minuterna redan halva. Ta översta punkten på listan, även om den inte är den mest värdefulla - listan skrevs av någon med mer tid och bättre omdöme än du har 10:41 med ett samtal klockan elva.
Använd luckor för att göra den stora uppgiften billigare
Här är omtolkningen som förändrar sönderhackade dagar: du kan inte göra den djupa uppgiften på tjugo minuter, men du kan göra den billigare nästa gång.
Öppna filen och låt den vara öppen. Skriv tre punkter om vad den behöver. Leta fram de två dokumenten. Skriv första meningen dåligt. Skriv nästa fysiska steg på en lapp.
Det är genuint produktivt, för starten är det dyra, och en uppgift som redan är öppnad, tänkt på och riktad mot ett nästa steg är en helt annan uppgift när du väl får en timme. Luckor är till för att sänka aktiveringskostnaden, inte för att producera.
Vissa luckor ska vara vila, med flit
Jobbas varje lucka dör eftermiddagen, och det som fyller oplanerade luckor per default - telefonen - är inte vila, det är mer intryck.
Bestäm alltså att vissa luckor är återhämtning: res dig, hämta vatten, titta ut genom ett fönster, gå till korridorens slut. Två minuter ute mellan samtal gör mer för nästa timme än fyra minuters rubriker, och vila som faktiskt återställer är ett medvetet val snarare än standardvalet.
Försök inte bygga ett stort block av fragment
Två tjugominutersluckor är inte fyrtio minuters djupt arbete. De är två tjugominutersluckor, och allt som kräver att hålla mycket i huvudet samtidigt går inte att göra i någondera.
Sluta alltså rekonstruera djupt arbete av bitar. Skydda ett riktigt block om dagen - nittio minuter om du kan, fyrtiofem om inte - och behandla allt annat i kalendern som luckarbete. Ett skyddat block plus ärligt luckarbete slår en dag av att försöka tänka ordentligt i femtonminutersdelbetalningar.
Laga kalendern där du kan
Sönderhackning är ofta ett schemaläggningsproblem utklätt till fokusproblem.
Be om att möten läggs i följd i stället för utspridda. Använd tjugofem och femtio minuter som standard så att en lucka faktiskt uppstår mellan dem. Blocka en förmiddag i veckan som mötesfri och försvara den som en bokning, för det är vad kalenderblockning är till för. Och är mötena själva dräneringen finns sätt att göra dem billigare - dagordning i förväg, anteckningar under, beslut bekräftade skriftligt.
Om hela förmiddagen dör för ett samtal klockan två
Det är värt att nämna separat, för det är ingen sönderhackning - det är förväntan på en enda händelse som äter fyra timmar.
Lösningen är inte att jobba hårdare innan. Den är att acceptera formen ärligt: planera sträckan före mötet som lågkognitiv med flit, lägg luckelistans arbete där, och spara den krävande uppgiften till efteråt. En förmiddag med tolv små jobb är en bra förmiddag; en förmiddag av att misslyckas med att börja något stort medan man väntar är det inte.
Kort version
En tjugominuterslucka är inte för liten - den är oanvändbar som standard, för starten kostar tio minuter och valet tre. Bygg en stående lista med tio- till tjugominutersjobb som inte kräver uppvärmning, ha den synlig, och ta översta punkten i stället för att bestämma i stunden. Använd luckor för att sänka kostnaden på den stora uppgiften - öppna den, namnge nästa steg - i stället för att försöka göra den. Låt vissa luckor bli vila i stället för telefon, skydda ett riktigt block om dagen, och laga kalendern där du kan, för det mesta av sönderhackningen är schemaläggning i förklädnad.
Läs vidare
Vanliga frågor
Vad kan jag faktiskt göra på tjugo minuter?
Vad som helst från en färdigskriven luckelista: ett mejl som kräver ett beslut, en bokning, tio minuters städning, genomgång av morgondagens plan, ett telefonsamtal, två sidor läsning, eller första fysiska steget i en stor uppgift. Poängen är att listan finns innan luckan gör det - en lucka ska börja med en handling, inte med frågan om vad man ska göra, eftersom beslutet äter första tredjedelen.
Varför slösar jag bort varje lucka mellan möten?
För att tre saker äter upp den. Att starta en riktig uppgift kostar fem till tio minuter av att minnas och öppna igen, så matematiken ser hopplös ut. Att välja vad man ska göra kostar några minuter till. Och det som kommer gör hela sträckan provisorisk, så inget viktigt blir påbörjat - det är väntläge, och det kostar ofta långt mer än mötet självt.
Går det att göra djupt arbete i korta pass?
Inte egentligen, och att försöka är det som gör sönderhackade dagar så jobbiga. Två tjugominutersluckor är inte fyrtio minuters djupt arbete; allt som kräver att hålla mycket i huvudet samtidigt går inte i någondera. Skydda i stället ett riktigt block om dagen och använd luckorna till att göra den stora uppgiften billigare - öppna filen, skriv tre punkter, namnge nästa fysiska steg.
Ska jag jobba i varje lucka?
Nej. Jobbas varje lucka dör eftermiddagen, och standardfyllningen - telefonen - är mer intryck snarare än vila. Bestäm i förväg att vissa luckor är återhämtning: res dig, vatten, ett fönster, en promenad till korridorens slut. Två minuter ute mellan samtal gör mer för nästa timme än fyra minuters rubriker.
